マニュアルを動画にするメリットとは?

 2017.12.26  株式会社ヒューマンセントリックス

なぜ、マニュアルを動画にするのか?

動画制作を請け負うにあたって、ヒューマンセントリックスには3つの価格帯があります。

企画・脚本・構成など、お客様に企画提案しながら、組み上げていく100万円~300万円の価格帯。

簡易的なシナリオ(スクリプト ※1)を作って、それに映像やアニメをはめ込んでいく40万円~80万円の価格帯。

そして、15万円~25万円の価格帯。数多くの動画制作を考えているお客様、特に大手企業で説明していると、この価格帯に注目いただけます。撮影・編集・テロップを入れるというシンプルな制作体系がこの価格帯となりますが、ここで圧倒的にニーズが高いのが、HowTo動画やマニュアル動画となってます。

年間100本近く制作している会社もあります。(その場合の単価は、もちろん15万円より安価とさせていただいてます)

なぜ、マニュアルを動画にしているのでしょうか?

HowTo動画やマニュアル動画は、テキストだけのマニュアルによる情報伝達に比べて、より多くの正確な情報を伝えられます。HowToやマニュアル動画は、特にスキルの均一化や伝承において、微妙なニュアンスまでも伝えることができる点で大きなメリットがあります。

テキストや図で細部に渡り説明すると、どうしても枚数が多くなって複雑で分かりにくくなってしまいがちです。そうかといって、枚数を少なくすると、意味不明なマニュアルになってしまいます。

百聞は一見にしかず、全体の流れをHowTo動画で表現すれば、シンプルで分かりやすいマニュアルとなり間違いは起きません。利用者にとって有効な手段となります。

また、製造業では、マニュアル化が困難な施工要領や技術伝承など、職人の頭の中にあるHowToがたくさんあります。現場で働く人の多国籍化が進んでいる中、言葉や習慣の壁から、思うように技術が伝わりにくいという課題も増えています。

そういった課題に対応するために、紙のマニュアルにすることなく、最初から動画コンテンツとして整備したマニュアル動画を使い、紙のマニュアルで補足していくというようなケースも増えてきました

HowTo動画やマニュアルの動画化は、効率と効果を全面に考慮した必須の選択肢であり、その取り組みは製造業を中心に広がっています。

今回は、HowTo動画やマニュアルの動画化について・・・

  1. 新製品情報を的確に各現場の営業担当者に動画で伝達する
  2. 保守サポートの負担を軽減するために動画を活用する
  3. ノウハウが現場の職人の頭の中にだけあるものを動画化
  4. 動画制作の内製化と外注の切り分け

以上、4つのポイントについて、実例を交えながら、お話しいたします。

※1. 動画制作におけるスクリプトとは、動画に対して「何分何秒のところにこんな内容がある」と文章で表現した簡易的なシナリオのようなもの。

新製品情報を的確に各現場の営業担当者に動画で伝達する

全国展開しているメーカーにとって、新製品情報を、的確に各現場の営業メンバーに伝えることはとても重要です。

年に2〜3回、営業担当者全員を一堂に集めて、説明会を実施すると、交通費や宿泊費が膨大になってしまいます。 運営側は、情報整理、資料の準備、招集通知、出欠確認、そして説明の方法など、その都度準備をすることになり、かなりの負担になります。

営業担当者の側にとっても、いつかの懸念事項があります。説明会への参加時間の中で、営業担当者によっては、自分と関係のない時間も当然のように出てきます。

お客様を優先した営業活動をする場合、営業担当者は、説明会に出席するための時間が、なかなか取れません。現場を離れることで、機会損失を生むかもしれませんので、地域や規模を考えたとき、全ての新製品情報が、その営業担当者にとって有用でないケースもあります。

運営側の効率化を考えれば、全ての営業担当者を一堂に集めた説明会が理想ですが、営業担当者側の効率を考えれば、あえて出席しないほうが良いケースも出てきます。

そのため、参加出来なかったメンバーに対して情報提供をする事も考えなければならず、いかにして、できる限り質を落とさない情報提供を実現するかも考えなければなりません。

営業担当者全員を集めての説明会は、運営側、営業担当者側の双方にとって、とても負担となり、必ずしも投資対効果の良い手段とは言えません。

そこで、説明会の内容を動画で伝えることで、効果的で効率的な新製品の情報共有ができます

実際の説明会を、ライブで配信するということではなく、オンデマンドを前提とした、短くてわかりやすい動画で伝えたほうが、何かと使い勝手が良い場合が多いのです。

新製品のコンセプト、特徴、強み、デモンストレーションを動画で伝えます。新製品情報のポータルサイトを作ってそれぞれの説明動画を掲載してしまえば、誰もが必要な時に確認しやすくできます。

また、 ID、パスワード管理すれば、誰が、どれだけ視聴しているかを
運営側でも把握でき、視聴していない営業担当者に対して、視聴を促すことも容易にできるようになります。

この方法では、社内だけでなく、代理店などにも拡大して応用することができ、情報提供が圧倒的にスムーズになります。

保守サポートの負担を軽減するために動画を活用する

新システムの展開やツールの設定、ハードウェアの導入セットアップなど、本部担当者が一つ一つ、拠点を回って説明していくのは、とても大変です。

特に、限られた時間内で、多数のメンバーがいて、理解すべき内容も多い場合、時間と場所の制約が大きくのしかかってきます。

かといって・・・二次元のテキストと図で表そうとすると・・・説明書の枚数がいくらあっても足りません。設定方法など、一連の流れをみると簡単ですが、紙では、具体的な事が伝わりにくい事も多く、分厚マニュアルを各拠点に配布しても、説明や設定をする側にとっては、使い勝手の悪いものとなります。結果、本部担当者への問い合わせが、どんどん増え、本部担当者までもが時間に追われてしまうことにもなりかねません。

その打開策として、マニュアルの動画化が進められています。新システムやツールの設定は、画面遷移をベースに、重要な点、間違いやすい点
については、テロップや音声で注意を促すことができますし、ハードウェアの導入セットアップについては、実機を使った一連の作業を撮影し映像化しながら、重要な点はゆっくりとカメラをアップにしたりと、メリハリのある表現にして、重要ポイントの理解を促します

時間を要するところは、早回しで表現できるのも動画の強みです。これまで、分厚いマニュアルに頼っていたものを、動画化すると、現場の理解度は一気に高まります
それにより、現場でのオペレーションミスと、本部担当者への問い合わせが圧倒的に減り、業務の効率化につながります

ノウハウが現場の職人の頭の中にだけあるものを動画化

マニュアル化は難しいけれど、社内で共有、継承していかなければならない技術が、製造業や建築業、設備関連企業にはあります。ノウハウそのものが現場の職人の頭の中にあるという技術です。職人の技術を動画化するというニーズが高まってきた背景には、外国人労働者に頼らなければならないという現場の事情もあります

職人の頭の中にあるものを動画にしていく場合、マニュアルや指示書もありません。この場合、重要になるのが、ディレクターの経験と技術です。

ある企業で、職人に依存していた施工要領について、動画にしたいという要望をいただきました。まず、職人さんと人間関係を構築するためにディレクターが現場に行きました。職人さんのプライドを大切にしながら、会話をして一連の作業について教えてもらいます

その中で、こだわりのポイントなどを上手く引き出し、全体の構成(一連の作業)の中に組み入れていきます。そして最終的に、5分前後の施工要領動画が次々に出来上がっていきました。今でも定期的にご要望をいただき、動画で表現できる範囲を拡大していただいてます。

その企業では、技術の共有と継承は、基本的に動画で行い、動画を元にして制作した、紙のマニュアルで補足していくような、ハイブリッド活用を行っていらっしゃいます。

動画制作の内製化と外注の切り分け

HowTo動画やマニュアル動画は、本数も多くなりますので、出来る限り内製化して制作するのが良いです。企業から、相談をいただいた際、動画制作会社の立場であっても、ヒアリングの結果として内製化を促すことがあります。

ある企業においては、 基本の枠組み(テンプレート)だけ、ヒューマンセントリックスで請負い、個別に大量に制作する部分を内製化いただいたケースもありました

さて、内製化と外注・・・どこで線を引けばよいのでしょうか。

ポイントは次の3つです。

  1. 体制
  2. コスト
  3. 利用用途

まず、体制についてです。

対応できる人が複数名、その企業にいるかどうかです。たまに、「社内の内製化については、私一人でやっています」というお客様に出会いますが、病欠や退職などを考えると、一人依存は大きなリスクになってしまいます。

複数名で対応できるなら、内製化で良いと思いますが、一人依存の場合は、信頼できる動画制作会社に依頼するほうが良いと思います。

次に、コストです。

社内には「見えるコスト」と「見えないコスト」があります。
「見えるコスト」の代表例が、動画を制作するために購入するハードとソフトです。「見えないコスト」は、人件費です。経営者でない担当者レベルでは、なかなか意識できないコストです。

例えば、従業員一人あたりの全国平均の年収を400万円と仮定すると、保険や設備費、その他経費などで、会社としては年収の約2倍のコスト800万円が負担となってきます。動画の撮影・編集には、想像以上の時間がかかります。集中して作業していると、いつの間にか深夜になってしまうこともあります。

投資対効果を考慮した際、「見えるコスト」のみ目が行きがちですが、実は、「見えないコスト」を含めた判断が必要になってきます。「見えるコスト」と「見えないコスト」の合計が、想像以上に高いと感じた場合は、信頼できる動画制作会社に一度、相談してみるのも良いかと思います。

最後に、利用用途です。

完全社内用の動画であれば、もちろん、内製化で良いと思います。しかし、最近では、HowTo動画やマニュアル動画も、せっかく作ったからと自社のYouTubeに公開する傾向にあります。また、代理店やパートナー企業など、自社以外でも利用いただくケースも増えてきました。

利用用途の中で、他社にマニュアル動画を公開するようなケースが考えられる場合、自社製品の利用促進に力を入れているという企業姿勢を社内外にアピールする上で、社外の方に見ていただいても恥ずかしくない動画が必要となるので、信頼できる動画制作会社に依頼したほうが得策です。

以上、HowTo動画やマニュアル動画について、4つのポイントをご説明させていただきました。

今回も、最後まで、ご覧いただき、ありがとうございました。

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