大手外食チェーン店の膨大なマニュアルは現場では伝わらない

2018.05.31 株式会社ヒューマンセントリックス

百聞は一見にしかずは、動画の強みです。

質感、距離感、力感の3点は、資料、マニュアルなど2次元の紙情報で表現するのが困難です。
プラモデルや、日曜大工で、机やベッドなどを組み立てた経験者であれば理解いただけると思います。

質感、距離感、力感の3点を動画では的確にとられることができます。
スマホを使えば、現場でのちょっとしたオペレーションを動画で撮影でき、社内で共有できます。
撮影機材や編集ソフトの低価格化と、スマホ、動画世代の若手社員の登場で内製によるマニュアルの動画化を推進している企業も増えてきました。

ただし、ある程度のボリュームになってくると、内製化の限界が生じてきます。
専門でやってるわけではない業務担当者が、隙間時間で、動画の撮影や編集に対応するのはとても大変です。動画の編集は、集中できる時間と場所が必要となります。
自身の持っている業務と並行してやった場合、集中できるまとまった時間が取ることができず、結果、休日出社を余儀なくされる場合も多いようです。

担当者の疲弊に加えて、内製化は、見えないコストが結果的に膨らんでいく傾向にあり経営的にも、専門家に、任せた方が、コストメリットを生むケースがあります。

ヒューマンセントリックスへの問い合わせの多くは、下記のプロセスを経ています。

マニュアルを動画化したい
まず、社内で対応してみた
しかし、実際やってると、かなり大変なことに気付いた
外注化の検討を開始

さて、実例を交えて、その解決策をお話しします。

膨大なマニュアルをなんとかしたい
大手外食チェーン店システム部からの相談

全国の店舗は一律のIT機器やソフトが導入されていて、それがネットワークで連携しています。

本社の情報システム部は、それをリアルタイムで、確認し、販売データ、在庫データ、労務管理などを行っています。そういう環境ですので、新システムの展開や、ツールの設定、ハードウェアの導入セットアップなど、本部担当者が一つ一つ、拠点を回って、説明していくのは、とても大変です。

特に限られた時間内で、多数のメンバーが理解すべき内容が多く、時間と場所の制約が大きく圧し掛かってきます。現在、マニュアルを用意していますが、かなりのボリュームになり、それを全国に発送するだけでも大変です。

これが、数本であれば、社内でも対応できますが、対象は100以上となり、マニュアルを動画化するにも社内では限界があります。

社内用ですので、そんなに予算化も厳しい中、何か、良いアイデアはありませんか？

回答

最初に、懸念されている価格についてですが、マニュアルの動画化ですので、1本いくらという価格の積み上げ式でなく、最初にテンプレートを作り、そこにあてはめていく撮影、編集プロセスを使えば、大量の動画をリーズナブルな価格で制作することができます。

体制や貴社との取り決めによっては、内製のコスト以上にコストメリットを生む提案ができます。
動画の制作プロセスについては、新システムや、ツールの設定は、画面遷移をベースに、重要な点、間違いやすい点については、テロップや、音声で注意を促します。

ハードウェアの導入セットアップについては、実機を使って、一連の作業を映像化しながら、重要な点は、ゆっくりとカメラを寄らせたり、全体の位置関係を伝えたい箇所は、カメラを引いたりとメリハリのある表現にします。時間を要するところは、早回しで表現できるのも、動画の強みです。

これまで、分厚いマニュアルに頼っていたものを、動画化すると、現場の理解度は一気に高まると思います。

ということで、ヒューマンセントリックスによる動画マニュアルのプロジェクトははじまりました。「わかりやすい表現」を大方針に、数多くのマニュアルが動画に変わっていきました。
それにより、現場でのオペレーションミスが圧倒的に減り、本部担当者への問い合わせが激減、業務の効率化につながったとの喜びの報告をいただいています。

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