働き方改革に貢献、紙から動画のマニュアルへ。その目的やメリットなど

 2019.06.26  株式会社ヒューマンセントリックス

働き方改革について多方面でさまざまな取り組みが行われています。一般的には、残業時間短縮のための施策だったり、従業員のワークライフバランスを整えるための施策だったり、業務効率アップに着目するものが多いでしょう。その中で、業務マニュアルや教育形態の変化によって働き方改革を実現しようとするケースが存在します。

それが、今まで紙で管理していた業務マニュアル等を、動画に置き換えるという取り組みです。これまで当たり前のように紙で管理されてきた業務マニュアルを動画に置き換えることで、どのような効果があるのでしょうか?

動画が持つ効果とは?

マニュアル作成媒体として動画が注目されている最大の理由は、動画が持つ“情報量”です。テキストや画像で構成された紙のマニュアルと違い、動画のマニュアルは動きに加えて音を入れることもできます。ちょっとした違いのように感じますが、1分間の動画にはWebサイト3,600ページ分、180万語分の情報量があるとも言われているのです。

この情報量こそが動画の最大の武器であり、マニュアル作成媒体として最適たるゆえんだと言えます。

動画でマニュアルを作成するメリット

それでは、動画でマニュアルを作成した場合の、具体的なメリットをについて確認していきましょう。

メリット1. 限りなくシンプルに説明できる

前述のように、動画はテキストや画像に比べて圧倒的な情報量を持っています。そのため短い時間の中でも業務手順等を細かいところまで伝えることができ、マニュアルを限りなくシンプルに、分かりやすくできます。特に製造業における生産ラインの作業手順書などは、マニュアルでの説明がかなり複雑であり理解するのに相当の時間がかかります。動画なら実際の動きを加えながら説明することができるので、非常に短時間で作業手順を理解できますし、万人が等しく理解することができます。

 

メリット2. 紙のマニュアルを削減できる

企業で作成するマニュアルというのは膨大な量なので、それをすべて紙で作成するとなると相当のコストがかかります。マニュアルに改訂が入るたび新しいものを発行しなければいけないため、継続的にコストがかかる部分でもあるでしょう。動画のマニュアルなら発行は不要ですし、マニュアルが改訂された場合でも編集を加えるだけで変更できるケースが多いでしょう。働き方改革におけるペーパーレス化の一環としても有効だと言えます。

 

メリット3. 映像と音で記憶に残りやすい

テキストと画像だけで構成された紙のマニュアルよりも、映像と音で構成されている動画のマニュアルの方が従業員の記憶に残りやすい傾向があります。実際に、「動画を利用すると、Webサイトにおけるテキストと画像だけのページよりもプロダクトへの理解度が74%高まる」という調査結果もあります。記憶に残りやすいということは、従業員が何度もマニュアルを見直す必要が無くなるため、業務効率がアップし、ひいては残業時間短縮等にもつながるメリットです。

 

メリット4. パソコンやスマホを介して好きな時に視聴できる

撮影・編集した動画のマニュアルを社内サーバーに保存し、ネットワークで接続されたパソコンを介せば、従業員はいつでも好きな時にマニュアルを視聴することができます。VPN(仮想プライベート回線)を活用して外部からもアクセスできるようにすれば、グループ全体で統一されたマニュアルを活用することも可能でしょう。また、社員教育目的のセミナー動画などを作成すると、時間を有効的に活用した教育体制を取ることができます。

 

メリット5. 若年層に受け入れられやすい

1日のうちの平均的な動画視聴時間は、若年層のほど長い傾向にあります。そのため、新卒者として入社した従業員のほとんどが動画でマニュアルを視聴することにまったく抵抗がありません。むしろテキストや画像で構成した紙のマニュアルよりも馴染みがあるため、マニュアルの内容をスッと受け入れやすいようです。

 

メリット6. 暗黙知を映像として残せる

製造業や建築業、設備関連業では、さまざまなノウハウが現場の職人の頭の中にあるというケースが少なくありません。こうしたノウハウや技術を“暗黙知”といいます。従業員が高齢化し世代交代場始まると、この暗黙知を伝承することが必ず大きな課題になっていきます。しかし、職人芸とも言える暗黙知をテキストや画像だけで伝えることは非常に難しく、伝統的なノウハウや技術を上手く継承できないリスクがあります。一方、動画のマニュアルでは実際の作業内容を映像として残しながら、職人本人がノウハウや技術について解説した音声を入れることもできますので、暗黙知をマニュアルとして残すのに最適な媒体です。

 

メリット7. 言葉の壁を無くせる

日本の労働力不足という深刻な社会問題から、外国人労働者を雇用するケースが多くなっており、これから初めて雇用するという企業もたくさんいらっしゃるでしょう。外国人労働者にテキストや画像だけで構成されたマニュアルを見てもらっても理解を得ることは難しいですし、現場では言葉の壁もあります。そこで、動画のマニュアルを作成し、外国人労働者向けに翻訳テロップを加えたりすることで、マニュアルへの理解度を一気に高めることが可能です。

 

いかがでしょうか?このように、動画で作成してマニュアルは、紙のマニュアルに比べてたくさんのメリットがあります。これらのメリットを上手く引き出せるような動画のマニュアルを作成することで、1つの働き方改革を実現することができます。

 

動画のマニュアル作成時の注意点

たくさんのメリットを持つ動画のマニュアルですが、作成時に注意していただきたいポイントがいくつかあります。

1つ目のポイントは、業務によっては紙のマニュアルを残す必要があるということです。たとえば生産ラインにおける作業マニュアルの場合は、紙のマニュアルを作業ラインに残しておくことで素早く要点を確認することができます。作業の合間で要点だけを確認したいという場合に必要になるので、残しておくことが賢明です。限定的ではあるものの、紙のマニュアルを残しておくべき場面がいくつかあるので注意しましょう。

そしてもう1つのポイントが、動画の作成方法についてです。動画のマニュアルは比較的簡単に作成できるため、内製化に取り組むケースが多いでしょう。ただし、動画の骨子が完成していないと一貫性が失われ、理解度の高いマニュアルを作ることは難しくなります。また、第三者の意見を入れないと小難しい動画が出来上がってしまい逆効果になることも考えられます。そこで、動画制作会社に骨子作成などを依頼するか、そもそも動画作成を依頼するかという選択をおすすめします。マニュアルを目的とした動画ならば低予算で依頼できるケースも多いので、作成コストを抑えることができます。

また、動画マニュアルは、簡単そうに見えてさまざまなノウハウが必要です。動画制作会社はそうしたノウハウをしっかりと持っているので、動画作成を検討している場合はまず動画制作会社の費用感や動画制作事例等を確認してから、依頼するか内製化するかの検討を行いましょう。

皆さんも紙のマニュアルから動画のマニュアルへ移行して、さまざまなメリットを取り入れてみてはいかがでしょうか?

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