登壇者も受講者も知っておきたい!オンラインセミナーの注意事項とは?

 2022.01.26  株式会社ヒューマンセントリックス

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近年、オンラインセミナーを開催する企業が増えました。さまざまなメリットを得られ、マーケティング施策としても効果的であるため、今後も活用を検討する企業はさらに増えると考えられます。本記事では、オンラインセミナーの概要や注目される理由、実施するときの注意点について解説します。実施の予定があるのなら、ぜひ目を通してください。

登壇者も受講者も知っておきたい!オンラインセミナーの注意事項とは?

オンラインセミナーとは?

オンラインセミナーとは、インターネットを介して行われるセミナーを指します。Webで行うセミナーであるため、ウェビナーとも呼ばれています。弊社でもオンラインセミナーの運営をサポートするサービスを提供しており、爆発的に普及していると肌で感じています。

従来のセミナーは、指定した場所に参加者を集めるスタイルが一般的でした。ただ、この手法では場所を確保する手間とコストがかかり、なおかつ参加者が限られるデメリットがあったのです。

一方、オンラインセミナーなら、わざわざ場所を確保する必要がありません。オンラインを介して配信する形式なので、従来のセミナーよりも手軽に実施できるのです。しかも、インターネット接続可能な環境とデバイスさえあればどこからでも参加してもらえるため、「物理的な距離とは無関係に多くの参加者を募れる」というメリットもあります。

なお、オンラインセミナーにもいくつかの種類があります。「リアルタイムに実施するライブ配信」や「録画したコンテンツを用いる録画配信」が代表的です。また、「双方でコミュニケーションが取れない一方向配信・逆にコミュニケーションを常時取りながら進められる双方向配信」などもあります。

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オンラインセミナーが近年話題になる背景とは

オンラインセミナーに注目が集まる理由は、主催者側と参加者側、双方に多大なメリットがあるからです。インターネットやタブレット端末の普及により、手軽にオンラインセミナーに参加できる環境も整い、なおかつ双方に多くのメリットがあるため、実施する企業が増えているのです。

また、近年はDXを推進する企業が増え、ビジネスに革新をもたらそうとオンラインセミナーを活用するケースも増えています。テレワークの普及により、自宅で業務に取り組む人々が増えたのも、オンラインセミナーに注目が集まる理由と言えるでしょう。

マーケティング施策の一環としても、オンラインセミナーは注目されています。見込み客の数や顧客のモチベーション確認などに活用できるからです。また、双方向配信であれば、お互いにコミュニケーションを取りつつ話を進められるため、信頼関係を構築しやすいメリットもあります。

オンラインセミナー開催にあたっての注意事項

従来のセミナーより、手軽に開催できるオンラインセミナーですが、成功させるためにはいくつか注意点があります。特に、初めて開催するのなら、以下の注意事項を踏まえたうえで取り組んでください。また、以下のポイントは利用する環境により違いがありますことをご了承ください。

1.名前をあらかじめ記載しておく

オンラインセミナーへの参加者には、名前を記載するよう依頼しましょう。Zoomなどのツールを利用して参加する場合には、名前を記載できるため、識別のために依頼を忘れないでください。

名前を記載してもらう理由は、主に参加者の確認です。「参加しているのが、本当に申し込みした本人なのか」を確認するために、名前の記載が必要なケースもあります。

2.ミュート設定を依頼する

事前にマイクのミュート設定を依頼しておきましょう。マイクがミュートされていないと、セミナー中に余計な雑音が入ってしまう恐れがあります。

雑音が入ってしまうと、セミナー参加者全員が不快な思いをしてしまうかもしれません。話を聞きとれない、大切な部分を聞き逃してしまった、といったことにもなりかねないため、注意が必要です。

双方向配信であっても、参加者に発言を許可するタイミング以外は、ミュート設定をしてもらいましょう。参加者全員が自由に発言できる状態では、セミナーが思うように進まなくなる可能性があります。ミュート設定を基本にし、発言のときだけ設定を解除してもらうようにしましょう。

参加者に高齢者が多い場合、ミュート設定の方法がわからないかもしれません。このような場合は、セミナーの募集ページや公式サイトなどにFAQを設け、ミュート設定の方法を伝えておくと親切です。

3.動画撮影やキャプチャを禁止する

必要に応じて動画撮影やキャプチャをしないよう、あらかじめ周知しておく必要があります。周知していないと、無断で動画撮影やキャプチャをされてしまい、コンテンツが外部に流出してしまう恐れも生じるからです。

セミナーによっては、秘匿性の高い内容を配信することもあります。このようなセミナーを録画、キャプチャされてしまうと、情報が流出してしまい、事業に影響を与えるほどのダメージを受ける可能性すらあります。

また、有料セミナーなら、内容が外部に流出することで、参加者の利益も損ねてしまうことになるでしょう。正規の参加者からクレームが来ることにもつながるので、注意が必要です。

とはいっても、オンラインセミナーは容易に録画が可能です。録画されていたとしても、主催者側が気づけないことがほとんどです。

可能な限り禁止すべく、「録画やキャプチャが著作権侵害になる」「参加者の利益を損ねる恐れがある」など、事前に権利をきちんと主張しておきましょう。また、主催者側で「録画しているかどうかを把握できる」と伝えておくと、抑止効果が期待できます。

4.アンケートの回答方法や設置場所を伝える

オンラインセミナーを、マーケティングやプロモーションとして利用するのであれば、アンケート回答方法や設置場所をきちんと伝えておきましょう。これらを伝えておかないと、セミナー参加者から得られるはずの情報を得られず、セミナー終了時点で参加者との接点も途切れてしまいます。

アンケート専用のページを用意するのであれば、セミナーの中でアドレスやQRコードを表示して伝えましょう。「アンケートをお願いします」と伝えても、どこにあるのか、どう入力すればよいのか、といったことがわからないと、参加者はそのまま離脱してしまいます。

アンケートの中身にも注意が必要です。近年は、自身の記入したアンケートが、どのような用途で使われるのか不安になる方もいます。このような方の心理的ハードルを下げるためにも、用途をきちんと伝えておきましょう。

また、質問内容はできるだけ具体的にしたほうが、有益な情報を集められます。今後に活かすため、具体的な質問を用意しましょう。回答を促すメッセージを送ることも忘れないでください。

オンラインセミナーのメリット

オンラインセミナーのメリットとして、マーケティング施策として活用できることが挙げられます。例えば、参加者にアンケートを記入してもらえば、内容から顧客のスコアリングも可能です。

アンケートに基づくスコアリングにより、モチベーションの高そうな顧客を抽出できます。このような顧客に絞り、アプローチをかければ、成果につながりやすくなるでしょう。アンケートに「商品やサービスをいつ頃購入予定か」といった質問も用意しておけば、アプローチのタイミングも見計らえます。

オンラインセミナーで取得した情報は、営業活動に活用できます。マーケティング部門でデータを分析し、成果につながりやすい顧客を抽出すれば、効率的なセールスが可能です。

また、現在は自社の顧客でなくても、「顧客化してもらえる見込みがある」とアンケート結果から判断できれば、営業部門による適切なアプローチをかけていけます。セミナー参加へのお礼メールから始まり、モチベーションを少しずつ高めるステップメールの配信と、効果的な営業活動を展開できるのです。

何より「手軽に開催できる」ことが、オンラインセミナーの大きな魅力です。準備の手間やコストを大幅に軽減でき、全国から参加者を募れます。現代に即したビジネスを展開するためにも、この機会にオンラインセミナーの開催を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

オンラインセミナーは、新たなマーケティング施策の1つとして注目を集めています。従来のセミナーに比べてコストを抑えて手軽に開催でき、国内外を問わず参加者を募れるのは、大きなメリットと言えるでしょう。もしオンラインセミナーを成功させたいと思っていましたら弊社ヒューマンセントリックスヘまでお問い合わせください。

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