コラム

【企業向け】ウェビナーの集客を成功させる方法｜準備から告知まで成功のポイントを解説

ウェビナーは場所を問わず参加できるため、多くの見込み顧客にリーチできるBtoBマーケティングの重要な手法です。会場費や交通費が不要で運営コストを抑えられるだけでなく、録画コンテンツを営業資料やナーチャリング施策に再利用できる点もメリットです。しかし、多くの企業が「参加者が集まらない」「告知しても申込が増えない」といった集客面での課題を抱えています。
本記事では、ウェビナー集客を成功させるための準備手順から、チャネル別の告知方法、申込率・参加率を高めるテクニックまで、実践的なポイントを解説します。

ウェビナー集客を始める前に知っておくべきこと

ウェビナー集客を成功させるには、基本的な前提知識を押さえておく必要があります。ここでは、BtoBマーケティングにおける役割、オンラインとオフラインの使い分け、失敗パターンの3つを解説します。

1. BtoBマーケティングにおけるウェビナーの役割と位置づけ

ウェビナーは、顧客の検討段階（カスタマージャーニー）に応じて柔軟に活用できます。認知段階では業界トレンドや課題解決のノウハウを提供して潜在顧客との接点を作り、検討段階では製品デモや導入事例を通じて具体的な価値を伝えられます。既存顧客向けには活用方法の深掘りやアップデート情報の共有を行い、エンゲージメント向上にも寄与します。BtoBビジネスでは、意思決定に複数の関係者が関わるため、ウェビナーを通じて情報を一度に多くの人に届けられる点が大きなメリットです。録画を社内共有してもらうことで、直接参加できなかった決裁者にも情報が届き、商談を前に進める材料になります。

2. オンラインとオフラインセミナーの使い分け

オンラインウェビナーは場所の制約がなく、全国や海外からも参加できるため、幅広いターゲットにリーチしたい場合に適しています。また、参加者の視聴データや離脱ポイントなどを取得できるため、コンテンツ改善や営業フォローの精度を高められます。一方、オフラインセミナーは対面ならではの信頼構築や、参加者同士の交流機会を提供できる点が強みです。名刺交換や懇親会を通じて深い関係性を築きたい場合、あるいはハンズオン形式で製品を実際に体験してもらいたい場合には、オフラインが効果的です。
両者を組み合わせたハイブリッド開催も選択肢の一つです。主要都市ではオフラインで実施しつつ、遠方の参加者にはオンライン配信を提供することで、幅広い集客と対面ならではの信頼構築の両立が可能になります。

3. 集客が伸びない企業に共通する失敗パターン

集客に苦戦する企業には、いくつかの共通点があります。

• ターゲットが曖昧
  「経営層向け」「IT担当者向け」といった大まかな設定だけでは、どんな課題を持つ誰に向けたウェビナーなのかが伝わらず、申込につながりません。

• 告知のタイミングと頻度の失敗
  開催の1週間前に一度だけメールを送るといった単発の告知では、すでに予定が埋まっている人が多く、十分な集客ができません。

• 申込導線の設計不足
  LPの読み込みに時間がかかる、フォームの入力項目が多すぎる、スマートフォンで見づらいといった要因で、興味を持った人が離脱してしまうケースは少なくありません。

こうした課題の解決方法を次章より解説します。また、ウェビナーの企画から集客までワンストップで行ってくれる専門業者に依頼するのも有効です。

ウェビナー集客の事前準備｜設計からスケジュールまでの4ステップ

集客を成功させるためには、開催前の準備が成否を分けます。ここでは、4つの準備ステップを解説します。

Step.1：目的・ターゲット・テーマを明確にする

ウェビナー集客の第一歩は、「誰に」「何のために」「何を伝えるか」を明確にすることです。
まず開催目的を設定します。新規リード獲得が目的なのか、既存顧客のエンゲージメント向上なのか、新製品の認知拡大なのかによって、ターゲット層もコンテンツも変わります。たとえば新規リード獲得が目的であれば、業界のトレンドや一般的な課題解決をテーマにして間口を広げる一方、既存顧客向けであれば製品の高度な活用法や成功事例の深掘りが適しています。
次にターゲットを具体化します。業種、企業規模、職種、役職だけでなく、「どんな課題を抱えているか」「どんな情報を求めているか」まで掘り下げて設定しましょう。「製造業の生産管理部門で、在庫管理の効率化に課題を感じている担当者」といった具体性があれば、その人が興味を持つテーマも自然と見えてきます。

Step.2：集客スケジュールとタスクを整理する

ウェビナーの集客は、開催日から逆算して計画的に進める必要があります。一般的には、開催の4週間前から告知を開始するのが効果的です。これより早すぎるとスケジュールが確定しておらず申込を躊躇されやすく、遅すぎると既に予定が埋まっている人が多くなります。

• 4週間前：初回告知（メルマガ、SNS）
• 2週間前：再リマインド
• 1週間前：リマインド強化
• 前日・当日：最終リマインド

開催直前で申込むユーザーもいるため、告知は複数回行いましょう。
また、タスクの洗い出しと担当者のアサインも重要です。LPや自社サイトの更新、メール文面作成、SNS投稿、広告出稿、リマインド送信など、各タスクの期限と責任者を明確にし、進捗管理できる体制を整えましょう。

Step.3：申し込み導線を設計する（LP・フォーム・確認メール）

申込導線の良し悪しは、集客数に直結します。興味を持った人がスムーズに申込を完了できるよう、LP・フォーム・確認メールの3つを最適化しましょう。

• LP（自社サイト）の設計：ファーストビューでウェビナーの価値を端的に伝えることが重要です。「誰向けで、何が学べて、どんなメリットがあるか」を冒頭で明示します。登壇者のプロフィールや過去開催時の参加者の声を掲載すると、信頼性が高まります。
• 申込フォームの最適化：入力項目は必要最小限に絞ります。氏名、メールアドレス、会社名、部署・役職程度にとどめ、スマートフォンからの申込も考慮した入力しやすいUIにします。
• 確認メールの設計：開催日時、参加URL、カレンダー登録用のファイルを必ず含めます。申込完了直後にこれらの情報を提供することで、参加者が当日を忘れにくくなり、参加率の向上につながります。

Step.4：社内連携と関係部署と役割分担を決めておく

ウェビナー集客は、マーケティング部門が主導して、他部署と連携することが重要です。

• 営業部門との連携：既存顧客や商談中の見込み顧客に対して個別に案内してもらうことで、質の高い参加者を集められます。営業担当者からもウェビナーの案内メールを送付してもらうことで、申込率は大きく向上します。
• 広報部門との連携：プレスリリース配信やSNS運用、外部メディアへの掲載依頼などで協力します。特に著名な登壇者を招く場合や、業界的に注目度の高いテーマを扱う場合は、広報の力を借りて露出を増やすことが効果的です。

役割分担を明確にし、誰がどのタスクを担当するのか、進捗をどう共有するのかを事前に決めておくことで、抜け漏れや重複作業を防げます。

参加意欲を高めるターゲット設計とコンテンツの考え方

ウェビナーの集客成果を左右するのは、ターゲットに響くコンテンツを設計できるかどうかです。ここでは、4つのポイントを解説します。

1. 誰に向けたウェビナーか？セグメント別にターゲットを設計

ターゲット設計では、「誰に届けたいか」を具体的に絞り込むことが重要です。漠然と「経営者向け」「マーケティング担当者向け」とするのではなく、業種、企業規模、抱えている課題、情報収集の段階まで考慮してセグメントを設定します。
たとえば、MA（マーケティングオートメーション）ツールを提供している企業であれば、以下のようなセグメント設計が考えられます。

• 新規リード獲得層：MAに興味はあるが具体的な検討には至っていない企業の担当者。「マーケティング施策の効率化」といった広いテーマで関心を引く
• 比較検討層：複数のツールを比較している段階の担当者。「MA選定のポイント」や「導入後の成功事例」など、意思決定に役立つ情報を提供
• 既存顧客層：既にツールを導入済みで、活用度を高めたい担当者。「高度な機能の使い方」や「成果を最大化する運用ノウハウ」など実践的な内容

それぞれのセグメントで求める情報が異なるため、ターゲットを明確にすることで、刺さるコンテンツとメッセージを設計できます。

2. ターゲットの課題に応えるコンテンツテーマの決め方

コンテンツテーマは、ターゲットが抱える課題や関心事に直結させることが基本です。自社が伝えたいことを一方的に話すのではなく、参加者が「これは自分のための内容だ」と感じられるテーマを選びましょう。

【課題を把握する方法】

• 営業部門へのヒアリング（よくある質問や悩みを把握）
• 既存顧客へのアンケート
• 問い合わせ内容の分析

たとえば、「営業活動の効率化に悩んでいる」という課題が多ければ、「営業プロセスを可視化し、成約率を30%向上させる方法」といった具体的な成果を示すテーマが効果的です。数字や具体的なゴールを含めることで、参加することで得られる価値が明確になります。
また、業界トレンドや法規制の変化に関連するテーマも関心を集めやすい傾向があります。「2025年の個人情報保護法改正に対応するためのデータ管理術」のように、時事性のあるテーマは緊急性を感じさせ、申込を後押しします。

3. 見たいと思わせるタイトル・告知文の設計ポイント

ウェビナーのタイトルは、参加を決める最初の判断材料です。効果的なタイトルには、以下の要素を含めます。

• 誰向けか：「製造業のDX推進担当者向け」「はじめてのマーケティング担当者向け」といった対象者を冒頭に明示
• 何が得られるか：「○○の方法」「○○を解決するポイント」「○○を実現する手順」など、参加することで得られる知識やノウハウを具体的に示す
• 数字や期限：「3ステップで実践できる」「30日で成果を出す」「2025年最新版」といった表現で、具体性と信頼性を高める

告知文では、タイトルで引きつけた関心をさらに深めるために、「このウェビナーでは何を学べるのか」を箇条書きで示し、「誰が登壇するのか」「過去開催時の満足度」などの信頼を裏付ける情報を添えます。

4. 登壇者の信頼性・専門性を価値として伝える方法

登壇者が誰かは、参加を決める重要な要素です。特にBtoBビジネスでは、専門性や実績が顧客からの信頼に影響するため、登壇者のプロフィールを効果的に伝えることで集客力を高めます。
登壇者紹介では、単に肩書を記載するだけでなく、「なぜこの人の話を聞く価値があるのか」を明示します。

【効果的な登壇者紹介の要素】

• 具体的な実績：「○○業界で20年以上のコンサルティング実績」「累計500社の導入支援を担当」
• 専門性の裏付け：「○○分野の著書3冊」「業界団体の理事」
• 登壇者自身のコメント：「今回のウェビナーでは、私が実際に支援した事例をもとに、すぐに実践できるノウハウをお伝えします」

外部の専門家や著名人を招く場合は、その人の知名度や影響力を最大限に活用しましょう。SNSでの発信を依頼したり、共同でプレスリリースを配信したりすることで、通常はリーチできない層にも情報を届けられます。

ウェビナーの集客を最大化する告知方法とは｜チャネル別のポイント

効果的に集客するには、複数のチャネルを組み合わせた告知が不可欠です。ここでは、メール配信、SNS・Web広告・ポータルサイト、自社サイト・営業連携、そしてチャネルごとの訴求最適化の4つを解説します。

1. メール配信の効果を高めるタイトル・本文設計

メール配信は、ウェビナー集客において最も効果が高い手法の一つです。既に接点のある見込み顧客や既存顧客に直接届けられるため、開封率と申込率の両方で高い成果が期待できます。

• 件名の設計：冒頭15文字以内に最も重要な情報を入れることが鉄則です。【〇月〇日開催】といった日程情報や、【製造業向け】といったターゲット情報を最初に示すことで、自分に関係があるメールだと認識してもらえます。
  
  
• 本文の構成：
  簡潔に価値を伝える（3〜4つのポイントで示す）
  申込ボタンへの導線を明確にする
  開催日時、所要時間、参加方法などの基本情報を視認性の高い位置に配置

• 配信タイミング：火曜日から木曜日の午前中は開封率が高い傾向にあります。月曜日の朝は他のメールに埋もれやすく、金曜日の午後は週末モードで関心が薄れがちです。

2. SNS・Web広告・セミナーポータルサイトの活用法

SNSの活用：LinkedInやXは、ビジネスパーソンの利用が多く、BtoBウェビナーの告知に適しています。開催までのカウントダウン投稿や、過去参加者の感想を共有することで、関心を段階的に高められます。画像や短い動画を活用した視覚的な訴求も効果的です。
フォロワーが少ない場合は、SNS広告を活用しましょう。Facebook広告やLinkedIn広告では、業種、役職、興味関心などで細かくターゲティングできるため、自社のウェビナーに関心を持ちそうな層にピンポイントで届けられます。

セミナーポータルサイト：「こくちーずプロ」「Peatix」「connpass」といったサイトには、日常的にセミナーを探しているユーザーが集まっているため、新規層との接点を作りやすいのが特徴です。掲載自体は無料のサイトが多く、費用をかけずに幅広くリーチできます。

3. 自社サイト・ブログを活用した集客導線の設計

自社のWebサイトやブログは、自然な流れでウェビナーに誘導するための有力な接点です。たとえば、トップページやサービス紹介ページにバナーを設置することで視認性を高めたり、関連するブログ記事内でウェビナー情報を紹介したりすることで、コンテンツと連動した流入が見込めます。
「営業効率化」に関するウェビナーを開催する場合、過去に掲載した「営業プロセス改善」に関する記事内で「さらに詳しく知りたい方はこちら」と誘導すれば、関心の高い読者に自然に参加を促せます。集客チャネルとしての“自社メディア”を有効に活用することが、申込数の底上げにつながります。

4. 営業部門と連携した個別案内による申込率の向上

営業部門との連携は、質の高い参加者を集めるうえで非常に有効です。特に既存顧客や商談中の見込み顧客に対しては、営業担当者からの直接の案内によって、参加率・申込率を大きく引き上げることができます。
一斉配信のメルマガとは異なり、担当者との信頼関係のあるコミュニケーションを通じて案内されることで、受け手の関心度も高くなります。そのため、営業部門に協力を依頼する際は、案内しやすいように「テンプレート文付きのメール文案」や「顧客に転送しやすい案内資料」などを用意しておくと、担当者の負担も減り、実行されやすくなります。

5. チャネルごとの特性に合わせた訴求の最適化

集客チャネルごとに、訴求メッセージやクリエイティブを最適化することで、効果を最大化できます。

• メール配信：既に自社との接点がある相手に向けて、やや詳細な情報を提供できます。「以前ダウンロードいただいた資料に関連する内容です」といった文脈を示すことで、関連性を強調できます。
• SNS：まだ自社を知らない層も含まれるため、シンプルで興味を引くメッセージが求められます。「○○で困っていませんか?」といった問いかけや、「無料で参加できる」といったハードルの低さを強調します。
• Web広告：ターゲティング設定と広告文の整合性が重要です。「製造業のDX推進」に関心のある層に配信するのであれば、広告文でも「製造業のDX担当者向け」と明示し、ランディングページでもその訴求を継続することで、離脱を防げます。
• 営業経由の案内：個別の関係性や課題に応じたパーソナライズが効果的です。「先日お話しいただいた○○の課題に、このウェビナーの内容が役立つと思います」といった一言を添えることで、参加の動機づけが強まります。

申込率・参加率を高めるテクニックとアフターフォロー

集客施策を実施した後も、申込率と参加率を高める工夫が必要です。ここでは、フォーム最適化、リマインド施策、参加者との接点継続、ウェビナー開催後のアフターフォローの4つの観点から解説します。

1. 申込フォームの項目設計とUI改善

申込フォームの設計は、集客の最終段階で成否を分ける要素です。

【入力項目の最適化】

• 必要最小限に絞る（氏名、メールアドレス、会社名、部署・役職程度）
• 任意項目も控えめにする
• ユーザーの詳細情報はウェビナー後のアンケートで取得する

【UIの工夫】

• 入力必須項目に目立つマークを付ける
• エラー表示を具体的にする（「どこを」「どう修正すればよいか」を明示）
• スマートフォンからの申込を考慮（タップしやすいボタンサイズ、入力しやすいレイアウト）

フォーム送信後の確認画面で、次のアクションを明示することも大切です。「申込完了メールを送信しました。メールに記載のURLから参加できます」と案内があることで、参加までの流れが明確になり、安心感を与えられます。

2. リマインドメール・カレンダー登録で参加率向上

ウェビナーは申込後に欠席されるケースが少なくありません。特に無料ウェビナーでは、予定が入ると簡単にキャンセルされてしてしまうため、以下のようにリマインドを行いましょう。

• 申込完了直後：カレンダー登録用のファイル（.icsファイル）を添付。GoogleカレンダーやOutlookなど主要なカレンダーアプリに自動で予定を追加できます
• 1週間～3日前：当日のプログラム紹介や、事前に準備しておくと良いことを案内またはリマインドする
• 前日：参加URLの再送する

3. アンケート・資料提供で参加者との接点を継続する

ウェビナー終了後、以下のような取り組みで、参加者との関係を継続することで商談や次回のウェビナー集客にもつなげます。

【アンケートによる情報収集】

• 「今回のウェビナーで最も役立った内容」「今後知りたいテーマ」「自社の課題」といった質問で、満足度や興味のあるテーマを把握
• 次回のコンテンツ企画や営業フォローの材料として活用

【資料提供による接点維持】

• ウェビナーで使用した資料を提供
• 参加者限定の追加資料を用意
• お礼メールに次回のウェビナー予定や関連資料へのリンクを含める

単発の接点で終わらせず、継続的なコミュニケーションを設計することが重要です。

4. 参加データを営業部門に引き継ぎアフターフォローを行う

ウェビナー参加者のデータは、貴重なリード情報です。営業部門にも情報を引継ぎ、適切なフォローを通じて、段階的に商談へとつなげていくことが重要です。

【引き継ぐべき情報】

• 誰が参加したか
• どの部分を視聴したか（視聴ログ）
• どんな質問をしたか
• アンケート回答内容

営業部門への引き継ぎでは、単にリストを渡すだけでなく、「どんな内容に興味を示したか」「どんな質問をしたか」といった文脈情報も共有しましょう。

まとめ｜ウェビナーの集客は準備と設計で成果が決まる

ウェビナー集客は、事前の準備と設計が成否を分けます。ウェビナーの企画段階から、ターゲットを具体的に設定し、そのニーズに応えるコンテンツを企画すること。開催前には、複数のチャネルを効果的に組み合わせて告知し、申込から参加、さらにその後のフォローまで対応することが重要です。集客スケジュールを逆算して計画的に進め、申込導線を最適化し、リマインド施策で参加率を高めることで、ウェビナーの効果を最大化できます。
当社は、ウェビナーの企画立案から集客支援、当日の運営サポート、そして事後のフォロー施策まで、一貫してお手伝いする体制を整えております。専門知識をもとに、貴社の目的に最適なウェビナー集客プランをご提案いたします。ぜひお気軽にご相談ください。