ウェビナーは、場所にとらわれずにセミナーを開催できるメリットがあります。一方、事前周知や配信する準備、アフターフォローにも目配りしておかなければ失敗しかねません。本記事ではよくある失敗例とともに対応策についても解説します。ウェビナーで失敗したくないと考えている方は、ぜひご一読ください。
ウェビナーとは
ウェビナーは「ウェブ（Web）＋セミナー（Seminar）」のことで、一堂に会することなくオンライン上で開催するセミナーのことを意味します。同じ意味の言葉に「オンラインセミナー」や「Webセミナー」があります。
開催方法にもいくつか種類があり、例えば日時を指定してセミナーの模様をそのまま配信する「リアルタイム配信」、あらかじめ録画・編集を行った動画を配信し、指定した日時に配信するか、一定期間参加者が自由に閲覧できるように公開する「録画配信」などがあります。
ウェビナーの良さは、「場所に制限されないこと」です。従来のオフラインセミナーは会場を準備し、開催日時に参加者に出向いてもらう必要がありました。一方、ウェビナーはインターネットにアクセスできる環境さえ整えば、遠隔地からも自由に参加可能です。開催する側にとっては、開催場所によって参加を諦めていた層を取り込めるので、より門戸を広くすることが可能です。
ウェビナーにおける失敗例5選
近年、新型コロナウイルスなどの影響も相まってさまざまな業界・企業でウェビナーが活用されるようになりました。しかし、期待していた成果が得られなかったという事例も多々あります。ここではよくある失敗例についていくつかピックアップします。
機材やネットワークトラブルが起きる
主催側が用いているパソコンやマイク、カメラ、インターネット回線など配信に使用する機材や環境にトラブルが起きて、音声が聞こえなくなったり、映像が止まったりすることがあります。このように、「配信する際のインターネット環境が整っておらず、映像配信がスムーズにいかない」というケースは、頻繁に起こります。
そのほかにも、参加者側で「音量をオフにしていた」「イヤホンの接続がうまくいっていない」といった初歩的なミスを含め、参加者の通信環境がウェビナーに対応しきれていないという場合もあるでしょう。
このような機材に関する理由で、「主催側が伝えたい内容が配信しきれず、参加者も視聴をやめてしまう」などの失敗につながってしまいます。
参加者が少ない
事前告知によって参加者を十分に集めていても、実際のウェビナーへの不参加者数が予想外に多い、という場合もあります。ウェビナーは気軽に参加予約できる反面、「ユーザーは当日キャンセルもしやすい・開催日を忘れやすい」といったことが難点です。
映してはいけないものが映る
自社で配信する場合、カメラワークによって映ってはいけないものが入り込んでしまう可能性があります。企業内では機密情報など外部に持ち出せないものを多く取り扱っているため、ウェビナーを撮影する場所に気を配っていないと、意図せずに情報漏えいしてしまうことすらあるので、注意してください。
また講師以外の人物や、ウェビナーに関連しない物・人が映ると、単純に参加者の集中力を削いでしまうことにもなりかねません。クリアに整理された空間から配信しましょう。
参加者が離脱してしまう
テーマや告知内容を目にして当該ウェビナーに興味を持った参加者は、当日、何かの情報や気づきを得られることを期待しています。そのため、話題がつまらなかったり、一方的な講義になっていたりすると、途中離脱してしまうことがあります。
通常のセミナーであれば、会場にいる参加者の反応を見ながら話題を変えたり、質問を投げかけたり臨機応変に対応できます。
しかしウェビナーの場合は、全体の雰囲気を把握するのは難しいでしょう。録画形式などでは特に、参加者の反応に対応できないため、興味を持続させられないことがあります。
商談までつなげられない
企業にとってウェビナーは手段です。開催した先には、「顧客との接点を創出する」「自社の商品・サービスの購入へ導く」など目的が設定されているはずです。しかし参加者へ、ウェビナーの魅力を感じてもらえなかったり、アピールしたい内容がしっかりと伝わっていなかったりすると、ウェビナーから次の段階・目的に結びつけられなくなります。
ウェビナーで失敗しないための対策方法
ウェビナーを成功させるには、「失敗の種になることをあらかじめ見極め、対策を講じておくこと」が賢明です。ここでは、そうした具体的にそうした対策を解説していきます。
機材や通信環境を確認しておく
まずは、本番でトラブルが起こらないように、テスト配信をしたり機材を点検したりして円滑に配信できる環境を整備しておくことが重要です。
自社で普段使用している通信環境（Wi-Fi）であっても、映像配信やアクセスの集中に耐えられないことがあるため、事前にチェックしておくことをおすすめします。特に、初めてウェビナーを開催する際には機材の使い方についてもしっかりと把握しておいたほうがよいでしょう。
当日も、主催者側のスタッフの一人が視聴者と同様にウェビナーを視聴し、配信状況に気を配るなら、思わぬ配信トラブルにすぐ対応できるのでおすすめです。
リハーサルを行う
一般的に、ウェビナーに登壇する人は話す内容や時間配分などを事前に考え、リハーサルすることが多いでしょう。一方、質疑応答などはリハーサルが不十分で、本番で慌ててしまうこともあります。全体の進行について、講師だけでなく質疑応答に対応するスタッフや、配信をサポートするメンバーなども、全員参加でリハーサルしておきましょう。
リマインドを送る
不参加者の増加や当日キャンセルを防ぐために、開催日が近づいてきたらリマインドしておいたほうがよいでしょう。3日前、当日朝、開始1時間前などに設定できます。
その際、ウェビナーに使用するツールに不慣れな方に向けて、参加手順を画像付きで示すなど、気配りをしておくことも大切です。これは、当日になって参加者から「閲覧できない」といった問い合わせが来るのを減らす効果もあります。
撮影環境を整える
不要な写り込みを防ぐために、撮影風景と周囲の音に配慮します。確実に確認するために、事前に撮影し、映像をチェックするのも手です。また、「参加者が映像全体から得るすべての情報は、そのまま企業のイメージに直結する」といっても過言ではありません。マイナスの印象を与えないためにも、講師の身だしなみなども整えておきましょう。
参加型のセミナーにする
講義形式だと、参加者からは何も発信せず傾聴し続けることになり、途中離脱しやすくなります。これらを防ぐために、双方向のコミュニケーションが取れるよう工夫を凝らしてみてください。
例えば、投票やコメント、アンケート機能などを活用して参加者の声を拾いながら、ウェビナーを進めていく方法もあります。参加者側で何かしらアクションを返す機会を設けておくと、飽きずに視聴してもらえるでしょう。
アフターフォローを行う
ウェビナーが終了した後のアフターフォローも非常に重要なポイントです。アンケートやメールの配信、資料を配布するなど、接点を持てる機会をさまざまな方向から準備しておくとよいでしょう。
加えて、不参加だった応募者にもフォローメールを送ります。次回のウェビナーへの参加を促したり、個別の問い合わせに対応したりするなど、つながりを作れるでしょう。
ウェビナーのサポートならヒューマンセントリックス
「自社でウェビナーを開催したいが、成功できるか不安だ」「もっと効率的にウェビナーを開催したい」という思いを抱えている方もいるかもしれません。
ヒューマンセントリックスは、そのような方々に向けて各種ウェビナーのサポートする動画配信サービスを展開しています。シンプルな配信から大規模なウェビナーに至るまで、数多くの現場に対応してきた実績があるため、安心してお任せいただけます。
具体的にはウェビナーの開催に向けた企画段階からMTG（ミーティング）、開催場所の下見や配信テスト、そして当日の撮影や編集、配信用プラットフォームの提供まで、専門スタッフによって進められます。また、必要に応じて弊社スタジオもご利用いただけます。より効果的なウェビナーの開催を検討されるなら、お気軽にご相談ください。
まとめ
ウェビナーでは、機材トラブルによる音声・映像の途切れや参加者の離脱など、想定していなかった失敗が起こる恐れもあります。また、ウェビナーを開催すること自体が目的となってしまい、参加者を自社の商品・サービス購入へ結びつけられなければ、開催意義も薄れてしまうでしょう。
ウェビナーを成功に導くためには、ヒューマンセントリックスが提供する「動画配信サービス」利用も有効です。多くのBtoB動画制作やウェビナーを成功させてきたプロの力・技術をぜひ活用してみてはいかがでしょうか。
