顧客向けの商品・サービスの紹介や就職説明会などの他、社内向けでもウェビナー（Webセミナー）が活発に行われるようになりました。一方でスムーズな運営ができずに、プロの運営代行会社のサポートを受けたい、または委託したいというニーズも生まれています。ビジネスのウェビナーを成功させるために必要な準備や注意点と、運営代行会社を選ぶポイントについてくわしく解説します。
ウェビナー実行時の注意点
ウェビナー（Webinar）はWeb上で行うセミナーで、基本的に「Zoom」などの画面共有ツールを利用します。配信方法はライブと録画の2通りがあります。特にライブではチャット機能なども用いて、リアルセミナーに近いコミュニケーションが、参加者との間で可能です。
ウェビナー運営は、代行会社を利用することも有効です。本記事ではまず、自社運営・代行を問わず、ウェビナーを成功させるために重要な2点を説明し、その後、運営代行会社を選択する基準を示します。ぜひ参考にしてください。
配信環境を徹底整備
ウェビナーなら、参加者にとっても移動の時間・手間が省け、参加しやすいというメリットがあります。一方、Web上で行うため、セミナーの質や満足度が配信環境に左右されてしまいます。どんなに準備に時間をかけ、素晴らしい資料を用意しても、配信環境が安定していないとウェビナーの成功は望めません。途中で配信が中断したり、画面が固まったり、音声が途切れたりすると、せっかく参加してもらった視聴者に不快感を与えるリスクもあります。
こうした事態を避けるために、安定したネットワーク環境を準備し、予測される通信トラブルへの対応方法を決めておくことが必要です。また、マイクに周囲の騒音や雑音が入らないように、会議室など静かな場所で配信するべきです。自社内に適した場所がなければ、専用スタジオを借りることも検討しましょう。
「ゴール」を決め、集客施策もしっかりと
企業活動の一環としては、ウェビナー開催の目的やゴールを明確にしておくことが重要です。「見込み客の獲得か・クロージングまで進めるのか」、そういった目的やゴールが定まれば、ウェビナーの構成も決まり、参加者へのアフターフォロー方法なども決まります。
例えば商品やサービスの購入を目指すなら、参加者目線でその魅力をしっかり伝え、購入意欲を刺激しなければなりません。事前に目的やターゲットに適した集客を行う必要もあるでしょう。ウェビナー開催後、参加者へのアンケートを取るなどアフターサポートを実施しつつ、商品・サービス購入へ誘導していけるかどうかも、あらかじめ検討します。
ウェビナー運営の代行会社を選ぶには？
ウェビナーを成功させるには、最低限、上記のような点に注意しなければなりません。安心できる環境でウェビナー開催を行うには、やはり運営について、サポートや代行をしてもらうことをおすすめします。
ここからは、「どうやってウェビナー運営の代行会社を選べばよいか」、そのポイントを解説します。
サポート範囲を確認する
どんなサポートや代行をしてくれるかは、代行会社によって異なるため、事前にサービス内容とサポート範囲をしっかり確認する必要があります。会社によっては10,000人規模のウェビナーができたり、ライブチャットの記録やウェビナー中の質疑応答が可能だったり、常駐スタッフに運営の進め方や演出を相談できたりします。そのほかにエントリー用の申し込みフォームの作成やリマインドメールの一斉送信、ウェビナー終了後のアンケート作成まで代行してくれるところも。
ただし、ウェビナー運営全般を完全に委託すると、代行会社任せになり、いつまでも自社で運営できるようになりません。必要なサポートや代行を利用しつつ、ウェビナー開催の経験値を高めていくことをおすすめします。前述した通り、ウェビナー開催の目的とゴールをきちんと定め、目指すゴールへリードしてくれる、十分なサポート範囲を持つ代行会社を選ぶことが重要です。
専用の配信ルーム・スタジオを有しているか
自社でウェビナー開催の経験がない場合は、スタジオなどの専用配信スペースを持つ代行会社をおすすめします。代行会社に配信スペースが整っていれば、自社で設備を用意せずに手軽にウェビナー開催ができます。専用配信ルームやスタジオを選ぶ際は以下の点をチェックしましょう。
アクセス
自社以外のスタジオでウェビナーを開催する場合、機材を移動させなければなりません。手間と負担を抑えるには、「自社からのアクセスが良好、かつ、自社となるべく近いこと」がポイントです。
配信設備と専門スタッフ
配信環境を安定させるには、有線ネットワークが完備されているか、また、スタジオなどの配信スペースにライブ配信専用の電子機器をそろえているかをチェックします。配信サポートをしてくれる専門スタッフが常駐していることもポイントです。
照明設備
照明設備は動画のクオリティに直結するため、しっかり撮影した動画だと意識付けるには照明設備に気を配りましょう。配信サポートだけでなく、照明や音響の専門スタッフが常駐しているかもチェックします。
ただ、ウェビナーの経験が浅い場合は、いきなり本格的な環境で配信するよりも、会議室のような環境から配信に慣れていくほうが望ましいでしょう。
ビジネスとしての動画配信・制作に実績があるか
ウェビナーをビジネスツールとして活用するには、マーケティングに効果的な動画制作のスキルや制作実績を持つ代行会社に依頼することが重要です。
ウェビナーは目的に合わせたゴールを設定し、集客も行わなければなりません。そのため、自社のウェビナー開催意図を理解し、ゴールを目指した運営をしてくれる代行会社かを確認することが必要です。「これまでどのくらいビジネス用の動画制作の実績があるのか」をチェックすることも有効でしょう。
まとめ
ウェビナーを成功させるには、安定した配信環境を整え、目的やゴールを明確に設定し、集客もしっかり行うことが必要です。ウェビナーの運営代行会社を選ぶ際のポイントは、サポート範囲や、専用配信ルーム・スタジオの有無、そしてこれまでの実績です。
「ヒューマンセントリックス」は企業VPやセミナー用動画をはじめ、さまざまなビジネス用動画を制作の実績が豊富。ウェビナー運営のサポート力にも期待していただけるでしょう。
