Zoomでオンラインセミナーを開催!事前に押さえておくべきポイント

 2022.02.23  株式会社ヒューマンセントリックス

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近年、自社サービスの紹介や対面で行っていたウェビナーも、オンライン開催が普及してきました。Zoomを使用したウェビナーは機能が充実していて便利ですが、開催には入念な準備も必要です。本記事では、ウェビナー開催の前準備から終了後のフォロー作業まで丁寧に解説します。

Zoomでオンラインセミナーを開催!事前に押さえておくべきポイント

オンラインセミナーを開催するまでの流れ【準備編】

オンラインセミナーを自社開催することが決定したら、まずは当日に向けて準備をしましょう。「ウェビナー環境を整える」といったシステム面の基礎準備はもちろん、開催後に商談へつなげるためには、効率良く集客することが大切です。この項では「集客の流れ・必要な備品・リハーサルで確認しておくべきこと」などを丁寧に解説します。

なお、以下オンラインセミナーについては、基本的には「ウェビナー」と表記します。

集客する

集客で重要なポイントは、集客方法の工夫と参加者情報を正しく把握することです。まずはウェビナー参加用のURLと、参加申し込みフォームを作成して「参加者が迷わず申し込みできる環境」を整えましょう。

申し込みフォームには、氏名・連絡先・メールアドレスを必ず記入してもらいます。また、ウェビナー開催日時が複数ある場合は、参加希望日時を入力してもらうとよいでしょう。

加えてフォームにアンケート項目を盛り込むと、参加者のニーズを把握できます。特に「職業・役職・ウェビナーを知ったきっかけ・参加理由」などは、マーケティング時に活かすことのできる、価値あるデータです。次回以降の開催内容を考える根拠にもなるため、アンケートは積極的に活用しましょう。

さらに、申し込み受付後に「受付け完了メール」を自動で折り返す設定を組んでおけば、「申し込みはしたものの、当日に参加し忘れてしまう」といった恐れを軽減できます。

申し込みフォームの準備が完了したら集客活動を開始します。有効な宛先リストがある場合は、メルマガも効果的です。メールなら、文章作成だけで対象者全員へ一斉送信ができるため、小さなコストで実践していけます。

さらに、本文内に申し込みフォームURLを記載しておけば、自然な成り行きでユーザーを申し込み手続きへ誘導可能です。手数はかかりますが、特定の顧客個人へ向け、個別メールや電話を用いた告知を行っても効果は高いでしょう。

ほかにも、自社サイトはもちろん、ウェビナー広告用サイトや自社業種と関連の深いWebメディアなどへ、ウェビナー開催の告知広告を出すことも有効です。

機材の準備をする

ウェビナー開催には「速く・安定したネット回線」は必須です。そして次のような機材を用意します。

まずは配信機器です。これには、「パネリスト権限」用PCと「視聴者権限」用PCをそれぞれ準備します。

また、ビデオカメラや三脚などの撮影機器、マイク・オーディオミキサー・オーディオプレーヤーなどの音声機器をそろえます。また、各機材をつなぐアダプターや電源ハブも忘れないようにしてください。

加えて、Zoomを用いてウェビナーを開催するためには、Zoomの有料プランに加入する必要があります。ライセンス料金は公式サイトにて確認してください。

Zoom公式HP:https://zoom.us/pricing

ウェビナーをスケジュールし、招待リンクを送る

Zoomウェビナーのスケジューリングは、アプリケーションの「スケジュール」から行います。タイトル・説明・日時などを設定し、パスコードを設定して保存すれば完了です。

なお、「登録」項目には必ずチェックを入れてください。ここをチェックしておくことで、開催中に「誰が視聴しているのか」わかるようになります。

スケジュール設定を完了すると、参加用のURLやパスコードが招待状として発効されます。メールやSNSを介して、その招待状を各参加者に通知しましょう。

リマインドメールを送る

「ウェビナー申し込み受付日から開催当日まで、長い期間が開いている」というケースも少なくないでしょう。こうしたときは、リマインドメールを送信しましょう。開催日付近に参加者へリマインドすることで、日程忘れによる欠席を防ぐことができます。タイミングとしては、開催日の1週間前後に一度送信しておき、開催日前日に再び送信することがおすすめです。

また、一方的にリマインドメールを送信して終わりではなく、開催前の問い合わせにも随時対応できる体制づくりが大切です。そのうえで、「疑問に思ったことは気軽に問い合わせしてください」といった旨を、リマインドメールにも記載しておくとよいでしょう。

リハーサルを行う

特にリアルタイム配信でのウェビナーを成功させるためには、丁寧なリハーサルがとても大切です。リハーサルでは、配信方法や進行方法に問題がないかを洗い出しつつ、各スタッフの役割や動きを何度も確認します。この際、「各スタッフの役割」を事前にフローとして明文化しておきましょう。リハーサル時は、フローと実際の動きとを照らし合わせながら予行すると効果的です。

また、参加者が視聴しやすい環境作りもリハーサルの役目です。例えば、カメラの高さを講師の目線の高さにきちんと合わせることが大切です。またマイク調整と併せて、講師にも声の抑揚・大きさに気を付けてもらいながら、ちょうどよい音声バランスで出力できる状態を確かめてください。

リハーサルは、入念に3回程度行うのがベストです。1回目でウェビナーの大まかな流れを確認し、2回目で反省点を改善しながら本番に近い形式で実施します。3回目は本番のつもりで全体を流し、「本当に不備がないか」再確認します。

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オンラインセミナーを開催するまでの流れ【当日編】

準備やリハーサルをしっかりとこなしておくほど、当日の運営もスムーズになることは確かです。しかし、どれだけ準備をしていても不測の事態やトラブルが起こる恐れは残ります。そうしたトラブルに備えるためにも、「ウェビナーの開催中に運営メンバーはどんな役割・仕事を果たせばよいのか」、以下でしっかりと確認しておきましょう。

ウェビナーの部屋を開いて最終確認を行う

ウェビナー当日は、必ず開始前に最終チェックを行います。確認事項としては主に、映像・音声の通信環境面と、ウェビナー講師の権限などのシステム面についてです。

チェック時は、実際に複数人が参加者と同様の権限で入場し、問題なく視聴できるかどうかを確認しましょう。「参加者視点では映像や音が途切れる」など、問題が発覚した場合は開始時間までに解決を図ります。こうしたチェック・解決作業は開始20分前までには済ませておいてください。

参加者の承認をする

開場後は、続々と参加者が入室してきます。入室した一人ひとりのユーザー名を、参加者名簿と照合し承認することで、参加確認は完了です。この照合作業は出欠管理として重要な役割を持っていますので、責任を持って行える担当スタッフを、あらかじめきちんと決めておきましょう。

また、「ウェビナー視聴時には、ユーザーが任意の名前で登録することも可能である」という点に注意しましょう。同一人物が、参加申し込みを行った名前とは別の名前で、当日の参加している場合もあります。もし参加者名簿に見当たらないユーザーが入室申請してきている場合もあわてず、チャットなどを活用して本人確認を行いましょう。

開催中のトラブルへ対応する

もしウェビナー開催中に、参加者から問い合わせや相談が届いた場合は、運営メンバーがチャットで対応します。専門要員として配置するほどではありませんが、問い合わせを見逃さないように随時通知のポップアップを確認しましょう。

問い合わせ内容として多いものに、「講師の音声が聞き取りづらい」「まったく聞こえない」というトラブルも挙げられます。音声関係のトラブルは、「運営側に原因がある場合」に加えて「参加者側に原因がある場合」もあるため、よくヒアリングして正しく状況を見極めることが大切です。念のため音声デバイスなどについて詳しく説明可能な担当者を配置しておくと、スムーズに対応できるようになります。

また、ウェビナー中の問い合わせ内容はデータとして収集しておきましょう。今後のウェビナーでは、「よくある質問とそれへの回答」を冒頭に表示して伝えておく、などの対応を取れるようになります。これにより、問い合わせ件数の減少が期待できるでしょう。

終了前にアンケートを送付する

ウェビナー終了後のアンケートも重要です。事後フォロー策の考案に活かしたり、次回以降のテーマ・アイデア立案に役立てたりなど、多岐に渡って使用可能です。なるべく多くの参加者から、アンケートを返してもらえるよう図らいましょう

回収率を上げるためには、「アンケート送付をウェビナーの終了前に行うこと」が有効です。終了後にメールなどで送るのではなく、退出前にウェビナー内のチャットにアンケートURLを貼っておくなどした方が、回答率が高くなるのです。

オンラインセミナーを開催するまでの流れ【終了後編】

ウェビナー終了後にも、さまざまな仕事があります。特に開催目的が「サービスの紹介」や「商談につなげること」であった場合は、スピーディーな事後作業が重要です。具体的には、下記の事柄をすぐに行っておきましょう。

フォローメールを送信する

ウェビナーの終了後には、お礼メール(出席フォローメール)を送信します。このとき、不参加者には欠席フォローメールを送信してください。

お礼メールは、運営会社名ではなく講師名で送信すると、開封される確率が上がると言われています。その方が、参加者はより親しみを感じるからです。本文内容としては、ウェビナーの簡単なおさらいや、他ウェビナーや関連サービス・商品の紹介などを記載し、参加者との持続的な関係作りを意識しましょう。

欠席フォローメールでは、同ウェビナーが別日程でも開催される場合、そちらへの参加を促すのが一般的です。それ以外の場合、同ウェビナーと内容の関連する他ウェビナーへ誘導する場合も多いでしょう。そうした他ウェビナーへなら、再び参加を申し込んでくれる可能性は高いと言えます。

どちらのメール送信も、できれば当日、遅くても翌日には確実に作業を完了しましょう。

参加者の分析を行う

諸々のアンケートの結果が出そろったら、回答の分析を行います。それにより、参加者たちの関心の高さや傾向、次回ウェビナーへ向けた改善点などを洗い出します。また、「ウェビナー内容への関心の高さ」によって、各参加者を分類しておくことも非常に大切です。これを顧客情報として、営業部などへ回して共有すれば、今後の営業やマーケティングの方針を立てやすくなるでしょう。

オンラインセミナーで押さえておきたいZoomの機能

Zoomには、ウェビナー開催と併せて使用できる便利な機能が搭載されています。最後にそれらを紹介していきましょう。「ウェビナーを、マーケティング戦略として活かすための機能」や「ウェビナーの中で講師と視聴者をつなぐ機能」まで、活躍シーンはさまざまです。適切に利用してウェビナーの質を高めてください。

CRMとの連携機能

Zoomは主要なCRMシステムやCMS、マーケティングオートメーションシステムとも連携できます。これらのシステムを利用することで、さまざまな入口から収集した顧客情報を一元的に管理可能になります。

これらシステムの連携利用で、参加者や顧客の情報を収集・管理することで、「マーケティング活動などと足並みをそろえて、ウェビナーを開催しやすい環境」が構築されるでしょう。こうした環境なら、ウェビナー参加者と持続的な関係を築きつつ、その意見を円滑に営業活動へフィードバックしていく流れも、自然と形成しやすくなります。

投票/アンケート機能

Zoomの「投票/アンケート機能」は、ウェビナー中に講師から参加者へ質問をしたいときに便利な機能です。投票機能を利用するとリアルタイムに参加者の考えを知ることができます。

またウェビナー終了後に、投票やアンケートの結果を、Zoom内でそのまま集計することも可能です。次回ウェビナーへ向けた改善策をスムーズに立てやすくなるでしょう。

質疑応答機能

質疑応答機能は、ウェビナー中に参加者が主催者側に質問できる機能です。質問者は「匿名で質問するか」や「ほかの参加者にも、質問内容が見えるようにするか」などを自由に設定可能です。

また回答する側は、スレッド形式で回答可能ですが、口頭でも答えられます。口頭できちんとコミュニケーションを取ることにより、参加者の満足度向上も狙えます。

なお、受けた質問を「回答済み」と「未回答」とで分類しておくと、回答漏れを予防できます。

オンラインセミナーのサポートならヒューマンセントリックス

Zoomでのウェビナー開催について、「基本方法」や「便利な機能」を紹介しました。ぜひ本記事を参考に自社と顧客の利益につながるウェビナーを実行していってください。

ウェビナーの運営に不安が残っていたり、アドバイスの必要性を感じていたりするなら、ヒューマンセントリックスの動画配信サービスをおすすめします。さまざまな業種・形式のウェビナーをサポートしてきたサービスで、2020年度において1日平均7現場に対応した実績を持っています。

「リアルタイムの質疑応答をそつなく完遂させたい」「参加者と随時コミュニケーションを取れる環境で開催したい」などの目的に応じて、最適なプラットフォームでサポートします。ウェビナーを初めて開催する企業はもとより、「今よりクオリティの高い配信をしたいが、具体的な方法がわからない」という企業も、気軽にお問い合わせください。

まとめ

Zoomでのオンラインセミナー開催には、機材をそろえ、環境を構築し、入念なリハーサルを行う必要があります。本記事で紹介したポイントを押さえながら、一つひとつ着実にクリアしていきましょう。さらに、Zoomの便利な機能を使いこなすことで、ウェビナーとマーケティング活動とをスムーズに連動させられます。より効率的に、ウェビナーを商談へつなげたり、ウェビナー参加者を増やしたりできるようになるでしょう。

また、ヒューマンセントリックスの動画配信サービスを利用することも、おすすめです。「ウェビナーの準備に自信がない」「参加者とのリアルタイムで密なコミュニケーションをどうとればよいかわからない」「そもそもスタジオがない」など、些細な不安でもぜひ一度ご相談ください。

 

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