社内スタジオで行うウェビナーの内製化で失敗しないための対策とは

 2022.04.06  株式会社ヒューマンセントリックス

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昨今のコロナ禍により、参加者が直接会場に集まって行うリアルセミナーは開催しづらくなったため、オンラインセミナー(ウェビナー)に切り替える企業が増えています。近年は、テレワークの増加でオフィスにできた空きスペースに社内スタジオをつくり、自社でウェビナーを行いたいという要望も増えてきました。そこで、ウェビナーを内製化するうえで失敗しやすいポイントと対策を紹介し、社内スタジオで開催するウェビナーを成功させる方法について解説します。

社内スタジオで行うウェビナーの内製化で失敗しないための対策とは

社内スタジオで行う動画制作の内製化とは

内製化とは、「これまで外部に委託してやってもらっていた仕事を、自社で行えるように、業務体系を変化させる取り組み」を指します。つまり、動画制作やウェビナー運営の内製化とは、これまでスタジオを借りて動画制作を外部委託していたものを、社内にスタジオを作って動画を自社制作したり配信したりする方式に切り替えることです。

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社内スタジオを作るメリット

自社にノウハウがない企業では、設備が整った外部のスタジオを借り、動画制作自体も専門業者に委託している場合も少なくありません。しかし、動画の重要性が増すにつれて社内で複数存在するプロジェクトをまとめて管理したり、コストを抑えたいと感じる企業も少なからず存在します。

これらの課題を解決する際に考えるものが動画制作や配信の内製化です。

まず、社内にスタジオがあれば、ウェビナーのたびに外部スタジオを手配しなくて済みます。また、スタジオによって音響や光の当たり加減が違うなど、外部スタジオを借りて自社で撮影していた場合に起こりがちな問題も解消されます。また、社内でバラバラに実施していた動画制作や配信を統一することによりブランドに一貫性を持たせることも可能になるでしょう。

動画制作業務を自社でできれば、時間も経費を削減可能です。そのうえ、ウェビナーの予定が入っていないスタジオ部屋は、通常通り、社内研修や商談などで利用できる点も魅力です。

動画の内製化で失敗しないための注意点

メリットが多い動画制作の内製化ですが、「思ったような動画が撮影できない」と失敗してしまうケースもあります。ここからは社内スタジオにおける動画の内製化で失敗しないために、ぜひ気をつけておくべき7つの注意点を説明していきます。

担当者の選定

1つ目の注意点は、スタジオ担当者の選定です。動画制作は、カメラやパソコンなどの機材に詳しい人材だけではうまくいきません。また、ITに詳しい人でも、ウェビナーを使用したオンラインセミナーなどの運用に精通していない場合があります。また、動画制作に関してはプロフェッショナリズムが求められます。自社の戦略を理解しながら制作のプロを配置しましょう。制作責任者としては、ウェビナーを使用する目的を理解し、ウェビナーの動画制作について企画から実施までを統括できる人を選びましょう。

配信機材の準備

2つ目の注意点は、配信機材の準備です。動画撮影用のカメラ、話し手の音声を収録するのに適したマイク・明るさを調節する照明・配信用のメインパソコンとサブパソコン・安定したネット回線など、ウェビナーを配信するために必要なものをしっかり準備しましょう。カメラで撮った映像をパソコンに取り込むためのケーブルやアダプタなども必須です。

また、カメラを固定してぶれない映像を撮影するための三脚や、話し手が映り具合を確認するためのディスプレイなど、ウェビナーのクオリティを上げるうえで欠かせない備品もそろえておく必要があります。プレ撮影を実施して、足りていない機材がないかを確認しておくと安心です。

準備を入念に行う

3つ目の注意点は、準備を入念に行うことです。失敗するリスクを極力減らすためにも、本番の撮影前には必ずリハーサルを行いましょう。その際に、本番でトラブルになりそうなことを洗い出して防止策を打つとともに、トラブルが起きたときの対処方法について事前によく検討しておきます。また、本番までに想定されるトラブルへの対処方法をスタッフ全員に共有し、確認しておくと安心です。

フォロースタッフを配置する

4つ目の注意点は、フォロースタッフを配置することです。配信中に何かトラブルが起きた場合でも、配信者が配信業務に集中できるような環境設計が大切です。そのため配信者とは別に、配信中のトラブルや参加者からの質問などに対応するフォロースタッフを配置しておきましょう。

配信後に終了後にアプローチをかける

5つ目の注意点は、ウェビナーの配信後や終了後に、参加者に対してアプローチをかけることです。ウェビナーにはアンケート機能がついていて、ウェビナーの開催中でも終了後でも参加者にアンケートを実施できます。アンケートの回答を分析し、自社に興味を示した参加者に対してコンタクトを取り、顧客化を図りましょう。

動画の内容を改善する

6つ目の注意点は、動画の内容を改善することです。ウェビナーで集めたアンケートを分析すると、「次回ウェビナーを開催する際に改善すべき点」がいろいろと見えてきます。それを踏まえて動画の内容を見直し、ウェビナーの質を高めていきましょう。また、ウェビナーにはアンケート以外にもチャット機能など、参加者の反応を確認するための機能が備わっています。機能をフルに活用して、情報収集と内容改善に役立てることで、コンバージョン率も改善します。

よりよい社内スタジオ構築のためのポイント

動画制作業務を内製化するうえで、よりよい社内スタジオを構築するためには、どのようなことがポイントとなってくるのでしょうか。以下に大事な2つのポイントについて解説します。

照明に気を遣う

動画制作において、照明の使い方は非常に重要です。照明が不適切だと登壇者の顔が暗く映ってしまい、ウェビナー全体の印象まで悪くなる恐れすらあります。

また、背景合成用のグリーンバックを利用する場合も要注意です。オフィスに備え付けられた室内照明だけだと、光量不足でグリーンバックが適切に機能しない恐れもあるからです。そのため、もともと撮影用に作られていないオフィスの空きスペースを社内スタジオに転用する場合は、移動可能な置き型照明器具などを用意してください。何度かカメラテストしつつ、必要なところに十分に光が当たるよう慎重に配置しましょう。

雑音が入らないようにする

ウェビナー中に関係のない話し声や外で鳴り響くサイレンなどの雑音が入ると、参加者の集中が途切れたり、ウェビナーの印象自体も悪くなったりすることで、参加者は途中離脱しやすくなります。

そのため、社内スタジオを構築する際は、ほかの音が入らないように工夫しましょう。角部屋など「人通りが少なく、騒音が相対的に少ない」と考えられる部屋を、社内スタジオにする方法がおすすめです。併せて、指向性の高いマイクを使用してもよいでしょう。

ネットワークなどインフラに気を遣う

動画を配信する場合には、インターネット回線を利用するためにそれなりの回線が必要になります。このネットワークインフラがしっかりしていないと間違いなくウェビナーは失敗してしまいます。

動画制作/配信/ウェビナーのサポートならヒューマンセントリックスへ

動画制作や配信に関する経験が不足している場合、自社単独でのウェビナー開催には、それなりのリスクやトラブルが伴います。しかし、それらの問題はサポートサービスによって解消できます。

ヒューマンセントリックスは、ビジネス用の動画を企画・提案・撮影・編集・配信する企業です。今日では「これからウェビナーの内製化を行っていきたい」という法人に向け、SPO (Studio Process Outsourcing)サービスも展開しています。このサービスでは、専門スタッフをクライアント企業へと派遣し、「オフィスの空きスペースを活用したスタジオ制作」から「実際の動画撮影・配信」まで一貫して、長期にわたり柔軟にサポートします。

さまざまなジャンル・規模のウェビナーについて配信実績も豊富なプロスタッフが、ウェビナーや動画制作の内製化に不安を抱いている企業を適切に導きます。ぜひ検討してみてください。

ヒューマンセントリックス公式HP:
https://www.humancentrix.com/studio-process-outsourcing

まとめ

社内スタジオの設置に伴うウェビナーの内製化における注意点は6つあります。逆に、配信機材の準備や担当者の選定・入念な準備・フォロースタッフの配置・ウェビナー終了後のアプローチ・動画内容の改善、をクリアできれば、成功確率はぐっと上がるでしょう。

しかし、ウェビナーを完全に内製化する場合、自社にそれ相応の専門知識や経験を持った人材がそろっていないと、大きな失敗をしてしまう恐れもあります。もしそうした不安がある場合は、ウェビナー内製化を柔軟にサポートする、ヒューマンセントリックスのSPO (Studio Process Outsourcing)サービスを検討してみてはいかがでしょうか。

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