ウェビナーとは?メリット・デメリットやツール選びのポイントを解説!

 2020.07.14  株式会社ヒューマンセントリックス

2020年はウェビナー元年と言っても過言ではないほど、各社で様々なウェビナーが開催されています。きっかけは新型コロナウイルス感染症対策での三密回避です。主催者側にも参加者側にもメリットが多いため、今後ウェビナー開催・参加は今以上に盛んになっていくでしょう。

本記事では、これからウェビナーを始めようという企業に向けてウェビナー開催のメリット、デメリットのほか、事前に知っておきたい配信ツールを選ぶポイントを紹介します。

ウェビナーとは?おすすめツール15選

ウェビナーとは?

ウェビナー(Webinar)とは、Web+Seminarの造語で、オンライン上で開催するセミナーのことです。

主催者側はカメラで撮影した動画をインターネット上にあるサーバーにアップロードして公開します。参加者はそれをアプリやブラウザ経由で視聴します。

ウェビナーはリアルの場で開催していたセミナーをオンラインで提供する用途で利用されるほか、営業ツールのひとつとして見込み顧客を獲得する目的や、既存顧客との良好な関係を保つ目的でも利用されます。

場所や時間に左右されない利点があり、近年は対話型のウェビナーも多く開催されています。

ウェビナーとWebミーティングの違い

ウェビナーと同様、オンライン上で行うものにWebミーティングがあります。

ウェビナーでは、主催者、講演者、視聴者にアカウントが分かれ、異なった権限を割り振りできます。参加者は基本的には視聴するだけですが、主催者や講演者は画面共有や参加者制限、質問内容の確認、氏名の表示などができます。

Webミーティングは、ホスト以外は基本的に全ての参加者が対等です。全員が発言でき、双方向でコミュニケーションができます。 Webミーティングの機能を使ってウェビナーも開催できますが、参加者名が表示される、管理側で音声や画面共有の制御ができないなど、ウェビナーには適さない点もあります。

一方向型のウェビナーツールは、大規模イベントや一般公開の講演会などに最適です。少人数であれば会社説明会や研修にも向いています。いっぽう双方向型のWebミーティングツールは、別名Web会議とも呼ばれているように、社内面談やグループミーティングに効果的です。

ウェビナーの配信方法

ウェビナーは配信方法によって「ライブ配信」と「オンデマンド配信」に大別できます。ここでは配信側の視点でそれぞれの特徴を紹介します。

ライブ配信

決められた配信日時にセミナーをリアルタイムに配信する方法です。講師が話した内容がそのまま配信されます。リアルタイムなので、その場で参加者とチャットでやりとりしたり質疑応答などのコミュニケーションを取ったり、アンケート機能があれば、全員にアンケートを取ってその場で集計もできます。

オンデマンド配信

事前に録画したセミナーを一定期間配信する方法です。編集可能なため質の高いコンテンツを提供できますが、そのぶん編集に手間がかかります。視聴者側は時間や場所を問わず、自身の都合で好きな時に視聴できます。

ウェビナーのメリット

ウェビナーは配信者側にも参加者側にもメリットが多くあります。

開催者側のメリット

開催者側は、会場を用意する必要がなく、高い会場費や、当日受付や設営などのスタッフ人件費など、運営コストを抑えられます。また全国同時配信のため、参加者はどこからでも視聴できます。新規顧客開拓など、集客アップにもつながりやすいでしょう。会場を抑える必要がないため、開催日程もある程度自由に設定できます。 本格的に配信を行うのであればプロ用の高性能カメラなどが必要ですが、最小限の設備でよければウェブカメラとノートPC、外付けマイクがあればすぐに配信できます。また、録画したウェビナーは、再編集して販促ツール、営業ツールとして活用することも可能です。

参加者側のメリット

参加者側は、会場に足を運ばず自宅や好きな場所で周りを気にせず、集中して視聴できます。また、自分の都合でいつでも視聴可能です。またデバイスもスマホやPC、タブレット端末などから自由に視聴できます。

ウェビナーのデメリット

メリットが多いウェビナーですが、中にはデメリットもあります。

通信問題のリスク

ウェビナーでは、録画データを一度サーバーへ送信した上で配信します。そのため容量が大きい場合や通信環境が悪い場合などには配信が遅延する、または停止するリスクがあります。また機器自体の不具合や故障が発生するリスクもあります。 視聴遅延は参加者にとって大きなストレスとなり、満足度が下がります。配信時の解像度やフレームレートの設定調整、カメラやマイクの事前調整や配信テストを行うなど、しっかりと準備することが重要です。 万が一配信が大幅に遅延、停止した場合の対応策についても、事前に決めておくと安心です。

ITスキルが必要

ウェビナーは動画配信の一形態です。パソコンが苦手な人にとっては配信も視聴も難しいため、どちらも最低限のITスキルが必要です。 配信の際はカメラやマイクとPCの接続、配信ツールの設定と、できれば配信のしくみそのものについても知識があることが望ましいでしょう。

ウェビナーツールの選定ポイント

自社でウェビナーを実施するには、配信ツールを選定する必要があります。知名度や価格で選びがちですが、それぞれ特徴や機能が異なります。そのため、自社のニーズに合ったサービスを選ばないと契約後に「しまった!」と後悔することになりかねません。 ウェビナー配信サービスは以下の3つのポイントに気を付けて選ぶことをおすすめします。

必要な機能を整理

ツール選定にあたり最も重要なことは「何のためにウェビナーを開催するのか」という目的を明確にすることです。 見込み顧客獲得や、顧客とのコミュニケーション強化、既存のリアルセミナーの代用としてウェビナーで課金するのかなど、それぞれの目的によって必要な機能も変わります。

配信ツールには基本的な配信機能のほか、録画機能、ユーザー管理、カレンダーやチャットなど、外部アプリとの連携機能などがあります。シンプルに配信だけを行う場合は、配信機能のみを備えているツールがおすすめです。操作も簡単で誰にでもすぐに利用できます。

その反面チャット機能がついていないなど、視聴者からの質問に答えられないといったデメリットもあります。 機能が豊富なツールはチャットやアンケートなど、一方的になりがちなウェビナーにコミュニケーション機能を加えてくれ、リアルタイムでセミナーを聴いているのと同じ感覚で視聴できます。

しかし機能が豊富な分、操作も複雑になり、操作ミスや使いこなせるまでに時間がかかる、などのデメリットも生じます。 視聴ログもどこまで把握できるか事前に確認しておく必要があります。目的を明確にして必要な機能を洗い出し、自社に必要なサービスを提供しているかをチェックしましょう。

ツールによっては配信人数が一定数を超えると追加料金がかかる場合や、ウェビナー配信はオプション料金になるなど課金体系も様々です。導入検討前に、自社の課題や目的に必要な機能をモレなくリストアップしましょう。

料金プランで選ぶ

料金プランは、大きく分けると月額固定のサブスク型、利用した分だけ費用がかかる従量課金型、先に費用を支払うプリペイド型の3種類に加えて、機能や時間に制限がある無料プランがあります。

利用頻度が少ないようであればプリペイド、定期的に開催予定があるのであればサブスク型がおすすめです。 コンテンツ保護や参加者管理、視聴側の満足度といった視点で見ると、無料プランはサポートが手薄、管理機能が少ないといった制限があります。無料プランはテスト的な位置づけで利用したほうが無難です。

サポート体制の充実

トラブル時に迅速で適切な対応をしてくれるかなど、事前にサポート体制も調べておくことが大切です。

ツールを導入する際にトレーニングや講習会を開いてくれたり、わからない点をすぐに電話で聞けたり、問題が発生した時には迅速に対応してくれるといったサービスがあると安心です。

サポート体制はあるけれど、日本語で対応してくれない、Webフォームからしか受け付けてもらえず回答に時間がかかる、といった場合もあります。無料版やデモツールを利用して実際のサポート対応を確認してみるのもよいでしょう。

サポートがない場合、わからない点は手探りで調べたり、使ったりしながら学んでいくしかないでしょう。また故障した時は社内で対応するしかありません。

まとめ

ウェビナーはリアルなセミナーと比較して運営コストを抑えることができることや、遠隔地から参加してもらえるといったメリットがあります。ウェブカメラとノートPCさえあればできる手軽さも魅力です。

まだウェビナーを開催していないが関心はあるという方は、自社の課題解決にウェビナーが貢献できるかどうか検討してみましょう。機能や時間に制限があるものの無料で利用できるツールもあります。 最低限のIT知識は必要ですが、開催ハードルはそれほど高くありません。実際に「やってみる」ことが一番の確認方法です。

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